.png)
وظيفة سكرتير هي واحدة من الوظائف الإدارية الأساسية في المؤسسات والشركات. يعتبر سكرتير المساعد الأول للإدارة أو الفريق القيادي، ويقوم بتنفيذ مجموعة واسعة من المهام الإدارية والتنظيمية والمكتبية. قد يختلف وصف الوظيفة قليلاً من مؤسسة لأخرى وفقًا لاحتياجاتها الخاصة، ولكن فيما يلي نستعرض بعض المهام الأساسية التي عادةً ما يقوم بها سكرتير
مهام سكرتير:
- استقبال وتوجيه المكالمات الهاتفية: يكون سكرتير المسؤول عن الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها إلى الأشخاص المناسبين داخل المؤسسة.
- الترتيبات اللوجستية: يقوم سكرتير بترتيب المواعيد والاجتماعات والسفريات للموظفين والعمل على تنظيم جداولهم الزمنية.
- التعامل مع الزوار: يستقبل سكرتير الزوار والعملاء ويتعامل معهم بشكل لبق ومهني ويوجههم إلى الشخص المناسب.
- ترتيب وإدارة الوثائق: يقوم سكرتير بإعداد وتنسيق المستندات والتقارير والمراسلات والعروض التقديمية وغيرها من الوثائق المكتبية.
- إدارة أجندة الاجتماعات: يعمل سكرتير على جدولة وترتيب اجتماعات الفريق القيادي أو الإدارة وإعداد جداول الأعمال وإرسال دعوات الاجتماع ومتابعة التواجد وإعداد محاضر الاجتماع.
- الاحتفاظ بسجلات المكتب: يقوم سكرتير بالمحافظة على سجلات المكتب وقوائم الاتصال والبيانات الأخرى المهمة وضمان تنظيمها وسهولة الوصول إليها.
- إدارة البريد الوارد والصادر: يتولى سكرتير فرز وتوزيع البريد الوارد وإعداد المراسلات الصادرة وإرسالها.
- دعم إداري عام: يقدم سكرتير الدعم الإداري للفريق القيادي أو الإدارة بشكل عام، وذلك من خلال تنفيذ المهام المكتبية المتنوعة والتعامل مع المسائل اليومية المتعلقة بالمكتب.
- الحفاظ على سرية المعلومات: يلتزم سكرتير بالحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والتأكد من أنها تتم معالجتها بسرية تامة.
هذه مجرد بعض المهام الشائعة لوظيفة سكرتير. قد تختلف المهام وفقًا لحجم وطبيعة المؤسسة ومتطلبات الإدارة.
- إدارة جدول المواعيد: يقوم سكرتير بإدارة جدول المواعيد الشخصية للمدير أو الفريق القيادي، وذلك بتحديد وتنسيق المواعيد المهمة والاجتماعات الشخصية وضمان عدم تداخلها.
- تنسيق السفر والإقامة: يقوم سكرتير بترتيب حجوزات السفر والإقامة للمدير أو الفريق القيادي عند الحاجة، مثل حجز تذاكر الطيران وفنادق الإقامة وترتيب النقل.
- إعداد التقارير والعروض التقديمية: يمكن لسكرتير أن يساعد في إعداد التقارير والمراسلات الرسمية والعروض التقديمية المطلوبة للاجتماعات أو العروض التقديمية للعملاء أو الشركاء التجاريين.
- إدارة المكتب والتجهيزات: يمكن لسكرتير أن يتولى إدارة المكتب بشكل عام، مثل تجهيز وتنظيم المكتب وتوفير المستلزمات المكتبية والمعدات الضرورية للعمل.
- التواصل الداخلي والخارجي: يمكن لسكرتير أن يكون نقطة الاتصال الرئيسية بين المؤسسة والعملاء أو الشركاء التجاريين، وذلك من خلال التعامل مع الاستفسارات والملاحظات وتوجيهها إلى الأشخاص المناسبين.
- تنظيم الاجتماعات والفعاليات: قد يتم تكليف سكرتير بتنظيم الاجتماعات الداخلية والفعاليات الخاصة بالمؤسسة، مثل الاحتفالات السنوية أو ورش العمل، وذلك بتحديد المواقع والحجوزات وترتيب التجهيزات اللازمة.
- الدعم الإداري للفرق الأخرى: في بعض الحالات، قد يكون سكرتير مسؤولًا عن تقديم الدعم الإداري لفرق أخرى داخل المؤسسة، مثل إعداد التقارير الشهرية أو تنظيم الأنشطة الداخلية.